Het eindejaar is in zicht. Het woord ‘evaluatie’ rolt vlot over de tongen bij bedrijven en managers. Hét moment om performance op individueel niveau te meten. De evaluatieformulieren met competenties liggen al klaar. De resultaten daarvan krijgen een nieuw leven in mooie Gauss-curves. Vervolgens nog de loonsverhogingen bepalen en doorgeven aan management. Voilà, werknemers en managers zijn opnieuw gemotiveerd en hebben een voldaan gevoel!
Maar is dat wel echt zo? Verre van, jammer genoeg. Ontdek mijn tips en stappenplan om continue feedback te creëren in je team of organisatie.
TIP 1: beslis over het beste moment voor evaluatiegesprekken
Veel organisaties organiseren evaluatiegesprekken in december of januari. Traditioneel zijn dit verlofperiodes en ligt er heel wat werkdruk op de schouders van je werknemers. Je voelt me al komen: de koudste en donkerste periode van het jaar is absoluut geen goede timing.
September -daarentegen- is wel een interessante maand. Iedereen komt uitgerust terug van de zomer en de dagen zijn lekker lang. Het aura rond je evaluatiegesprek is nu heel anders. Zou dit -figuurlijk en letterlijk- geen ander licht werpen op de belangrijke vragen in een evaluatiegesprek? 120% Ja!
TIP 2: stop met compenseren en benoem werkpunten
Ik hoor iemand nu al nadenken. Dus evaluaties in de zomer of net erna. Check, opgelost? Als je je deze vraag stelt, besef je dat een evaluatiegesprek niet enkel op objectieve criteria gebaseerd is. Ik schets enkele situaties of gedachten, die ik al te vaak tegenkom:
“Als ik Jean-Philippe een hogere evaluatie geef, dan moet een ander teamlid een lage evaluatie krijgen om in balans te blijven op de Gauss-curve.”
of nog eentje:
“Christof heeft dit jaar op dat ene hele grote project gewerkt. Ik zie duidelijk wel werkpunten, maar ik ga ze maar wat afzwakken want anders gaat hij misschien vertrekken.”
De redeneringen zoals bij de evaluatie van Jean-Philippe heb ik gedoopt tot ‘de haalbare score’. Wat bedoel ik daarmee? Managers die het evenwicht willen herstellen omdat meerdere personen boven verwachtingen hebben gepresteerd. Sommige managers gaan ook ieder jaar een andere werknemer een heel positieve evaluatie te geven. Dat lijkt voor jou heel eerlijk, maar dat is het absoluut niet.
Bij situaties als bij Christof wil ik het punt maken dat een moeilijke boodschap brengen heel wat managers afschrikt. Vervolgens zie ik vaak de alles-verloopt-zoals-plan-evaluatie opduiken. Handig, want dan heb je als manager minder werk. Nooit doen!
Werkpunten moet je bespreekbaar maken. Communicatietechnieken zoals Non Violent Communication (NVC) helpen jou hier zeker mee. Het zijn de werkpunten die de basis vormen voor persoonlijke doelstellingen van jouw werknemer of teamlid.
TIP 3: laat teamleden jou als manager evalueren
Vaak vormen zelfevaluaties en 360°-bevragingen geen goede input als sluitstuk van je evaluatie. Want hoe open is een collega als die denkt dat hij als bron zal genoemd worden? Hoe open stelt een medewerker zich op als er een werkpunt geuit kan worden dat hem of haar een bonus gaan kosten?
Begin door zelf het goede voorbeeld te geven. Organiseer dus ook een evaluatie van jouw rol met medewerkers en teamleden. Tip: doe deze bevraging over jezelf wel na de evaluaties van je teamleden. De waarom begrijp je wel waarschijnlijk. :)
TIP 4: de eindejaarsevaluatie mag geen verrassing zijn
Doe je maar één evaluatie per jaar? Dan raad ik zeker aan om dit te herbekijken. Meerdere touchpoints doorheen het jaar bij jouw teamleden maakt het mogelijk om tussentijds feedback te geven.
Hierdoor zal de uitkomst van de eindejaarsevaluatie geen totale verrassing zijn. Op die manier kan jij als manager of bedrijfsleider veel beter de verwachtingen spotten en soms bijsturen indien nodig!
Never waste a good crisis
Dat 2020 een raar jaar was, moeten ik dat nog zeggen? Het zette veel op zijn kop en daarmee ook veel in beweging. Veel medewerkers moesten zich heruitvinden en deden dat ook. Hun competenties zijn alleen maar meer uitgebreid en veranderd. Andere kwaliteiten hebben zich getoond, misschien wel bij degene waarvan je het niet verwachtte?
Dit is dus hét moment voor inspirerend leiderschap in jouw organisatie en te breken met de oude manier van evalueren! Door remote werken en de toename van contactmomenten via Zoom, Teams of Google Meet is het tijd om verder te werken op basis van continue feedback.
7 stappen om een continue feedbackcultuur te creëren
Verandering is nooit eenvoudig, maar onderstaand stappenplan helpt je al een eind verder. Is dit 1-op-1 toepasbaar voor iedere situatie of organisatie? Neen, altijd welkom om daar even over te sparren.
- Communiceer binnen jouw organisatie, je gaat ervoor!
- Vraag input binnen jouw organisatie (eerste stap van de juiste cultuur is gezet)
- Richt een werkgroep, tribe, cirkel, etc.. op om het concreet beleid uit te werken:
-
- hoe en waarop gaan we evalueren?
- met welk doel?
- welke frequentie?
- welke methodiek?
- hoe transparant zijn we in beloningsbeleid?
- etc..
-
- Bepalen van huidige competenties en flexibiliteit om in te spelen op steeds veranderende omstandigheden.
- In co-creatie de benodigde tools en werkdocumenten ontwikkelen.
- Volhouden! “Culture eats strategy for breakfast”, maar ook “vertrouwen komt te voet, maar gaat te paard”! Beiden zijn waar. Blijf daarom telkens feedback opvangen, waak erover dat opbouwende, kritische feedback niet tot represailles leidt om zo de feedbackcultuur in stand te houden.
- De laatste stap is: Lead by example! Water stroomt altijd van boven naar onder. Zo is het ook met cultuur, zorg zelf voor de juiste flow!